L’établissement du règlement régissant le concours
L’établissement d’un règlement régissant la compétition est très important au niveau de l’organisation. Ce règlement doit être méticuleusement respecté autant par les juges que par les concurrents. La première ligne du règlement doit être le respect du thème du concours. Par contre, les lignes de bases à ne pas négliger dans les règles d’un concours photo sont le format et l’authenticité des photos. Cela veut dire que toute photo ayant été retouchée doit faire l’objet d’une disqualification immédiate.
Le choix de l’endroit et des juges
Le choix du lieu de l’exposition des photos pour le concours est tout aussi essentiel. En effet, un endroit situé en centre ville est plus adapté qu’un endroit hors de la ville. Le mieux est de choisir soit un centre culturel, soit une bibliothèque, soit une salle de réception ou bien une galerie marchande.
Dans un concours de photos, il doit y avoir plusieurs juges. Ces derniers doivent impérativement être des professionnels reconnus et disposer d’expériences probantes d’au moins 5 ans dans le domaine.
L’établissement du budget du concours et la demande de sponsoring
Comme dans tous les concours et tournois, une prévision des dépenses et des recettes prévues doit être établi. De cette prévision doit résulter les actions à prévoir comme la demande de sponsoring et de partenariat financier.
Une demande de sponsoring ou de partenariat financier est une proposition marketing gagnant-gagnant pour la plupart des cas. On demande à une entreprise de payer la majorité ou une part des frais et en contrepartie, le concours lui servira de publicité. Dans le cas d’une demande de partenariat pour un concours de photos, il consiste à proposer de la publicité durant l’évènement à une société donnée, en échange de fonds en espèces ou de dons matériels destinés à l’organisation du concours. Le dossier de demande de sponsoring doit être un document détaillant au maximum l’évènement. En outre, il doit contenir la présentation de l’organisateur dans la première page, suivi de la présentation détaillée du déroulement du concours lui-même, de l’objectif de l’organisateur, du tableau des dépenses dans la deuxième page et la dernière page du contrat de sponsoring doit mentionner le montant octroyé ou la nature des dons. Généralement, les entreprises établissent leur planning de sponsoring en début d’année, c’est à dire au mois de Janvier. C’est donc le moment idéal pour envoyer une demande et au plus tard le mois de décembre précédant l’année suivante. Il est aussi important de savoir que la demande doit parvenir à la société visée au moins 6 mois à l’avance, sous peine de rejet.
L’établissement du plan marketing
La médiatisation du concours est un tournant important de l’évènement. En effet, le succès et la réputation du concours photo dépendent de ce plan marketing. L’établissement du plan marketing vise à détailler le programme média, c’est-à-dire les heures et les jours de passage de l’évènement via la radio, la télévision, les affichages publicitaires, etc. Ce plan marketing nécessite un budget contenant les dépenses relatives à la médiatisation. Il peut aussi faire partie du dossier de demande de sponsoring, selon l’organisateur.
La publication des résultats des éliminatoires, l’organisation de la finale et la proclamation du résultat final
La liste des photos présélectionnées est soit affichée sur le lieu du concours, soit diffusée à la radio ou à la télévision. Cette liste informera les finalistes du concours qui auront le privilège de voir leurs photos être affichées en salle le jour de la finale.
La finale du concours doit se dérouler en salle afin que le public puisse apprécier les œuvres présélectionnées. Le mieux est de laisser le public choisir la photo gagnante à travers un vote valant 50 pourcents des points, les 50 autres étant accordés aux juges. La disposition des photos exposées doit se faire de manière à ce que les visiteurs puissent toutes les voir avant de sortir.
En fin de journée, après la combinaison du vote du public et du jury, les trois lauréats du concours doivent être proclamés. Le discours final de l’organisateur doit comprendre les remerciements adressés à toutes les entités ayant contribué de près ou de loin à la réussite du concours, suivi des résultats. La proclamation des trois premiers se fera par ordre décroissant de mérite et sera suivi par la remise des prix.
